Documentos

Na página de documentos teremos listado todas as solicitações feitas pelo Auditor. Ao acessar a tela poderemos ver os indicadores das solicitações.

Temos a Situação das solicitações, em que poderemos ver o percentual das solicitações nas seguintes situações: Etapa auditor, Revisado, Entrega parcial, Não possui, Aguardando atendimento, Pendente aprovação, Concluídos.

Em Solicitações em processo temos a distribuição das solicitações em diferentes estágio, como: Documento aprovado, Documento reprovado e Pendente revisão. E, por fim, temos o percentual das solicitações que estão no prazo a em atraso.

• Etapa auditor: Solicitações que foram marcadas como etapa auditor na hora do encaminhamento. Essas solicitações servem para importação de arquivos do auditor apenas.

• Revisado: Indica que todos os documentos importados dentro da solicitação foram aprovados, mas ela ainda não foi dada como concluída;

• Entrega parcial: Temos essa situação para informar que os documentos foram revisados, porém existem documentos reprovados que precisam ser ajustados na solicitação;

• Não possui: Quando a solicitação for respondida informando que o usuário não possui os documentos solicitados (lembrando que a justificativa do cliente por não possuir os documentos pode ser vista no histórico da solicitação);

• Aguardando atendimento: As solicitações que foram encaminhadas aparecerão com essa tag, ela permanecerá até que o usuário responda que não possui o documento, ou até que os documentos solicitados sejam importados e enviados para o auditor. Caso o auditor tenho retornado que ainda há documentos faltantes na solicitação, a situação retornará para "Aguardando atendimento";

• Pendente aprovação: Quando o usuário terminou de importar os documentos e informou ao auditor que o mesmo pode dar continuidade ao processo (o sistema notificará o auditor quando os documentos forem entregues);

• Concluídos: Assim que todos os documentos da solicitação forem aprovados teremos a solicitação dada como concluída.

Abaixo temos a listagem das solicitações, onde poderemos ver as solicitações enviadas pelo Auditor. Quando enviadas, chegam na situação "Aguardando atendimento", esperando documentos serem importados e enviados ao auditor.

Acima da listagem possuímos um botão de atribuição, caso uma solicitação deva ficar sob responsabilidade de um usuário específico. Ao realizar a atribuição a um usuário o sistema irá exibir a solicitação somente para esse usuário e para os administradores selecionados, independente do departamento.

No menu temos as opções detalhar e histórico. Ao acessar o histórico você poderá ver os registros da solicitação, documentos importados, aprovados, reprovados, notificações e se a solicitação foi concluída, bem como o usuário que realizou as alterações e quando.

Ao detalhar uma solicitação, o sistema abrirá uma guia contendo os detalhes da solicitação, e um espaço para importação de arquivos.

Caso o usuário não possua os documentos solicitados, ele pode clicar na opção "Não possuo o documento". O sistema vai abrir um modal central com um espaço para escrever a justificativa da falta do documento.

Ao salvar a justificativa o sistema irá congelar a importação de documentos e o auditor será notificado. No dashboard os Gráficos serão atualizados, a situação será atualizada para "Não possui" e a data de envio será preenchida com a data de envio da justificativa. É possível reverter a situação clicando no botão "Possuo o documento".

Caso o usuário possua os documentos ele pode clicar no botão "Importar", o sistema abrirá uma modal para importação de arquivos.

A medida que o usuário for importando os documentos, outros usuários cadastrados no mesmo departamento podem visualizar os arquivos importados e adicionar documentos na solicitação, e os mesmos já serão disponibilizados em tempo real para o auditor.

Os usuários poderão ver os documentos importados na listagem dos detalhes, divididos pelas colunas: Nome do documento, Tamanho, Tipo, Intervalo da recorrência, Data Inclusão, Prazo de envio e Situação. Caso o usuário queira excluir um documento importado, basta selecionar a opção "Excluir" no menu de opções do arquivo ou selecionar os arquivos e clicar no botão "Excluir" (Documentos que já foram aprovados não poderão ser excluídos).

Quando todos os documentos foram importados o usuário pode clicar no botão "Notificar auditor". O auditor receberá a notificação de resposta dos documentos, e no dashboard a solicitação passará para a situação "Pendente aprovação" e a data de envio será preenchida com a data de notificação do auditor.

Após a revisão do auditor, caso haja documentos a serem corrigidos a solicitação passará para a situação "Entrega parcial" no dashboard, e nos detalhes é possível ver quais solicitações foram aprovadas e reprovadas.

A solicitação ficará aberta novamente para edição e correção dos documentos.

Nos detalhes da solicitação conseguimos ver também os documentos que foram importados pelo auditor, ele aparecerá com a tag "Versão do auditor". Para visualizar basta clicar em "Exportar" no menu de opções do documento.

Ao selecionar a opção histórico no menu de opções do documento, você poderá visualizar a data de reprovação e a justificativa do auditor.

Quando todos os documentos forem aprovados a situação passará para "Revisado" no dashboard, e após o auditor declarar que a solicitação foi concluída ela será encerrada.